Більшість організацій, які мають більше ніж кілька людей, повинні мати сильну комунікаційну стратегію як для внутрішніх, так і для зовнішніх комунікацій. Будь то повідомлення про зміни політики, щоденні процедури чи що-небудь під сонцем, працівники повинні знати про важливі речі.
Сюди також входить розробка плану переїзду в офіс та розробка переїзного контрольного списку.
Хоча ви можете подумати, що для планування переїзду в офіс існує стільки кроків, що у вас немає часу навіть на розгляд комунікацій, вам дійсно потрібно взяти день-два, щоб створити тверду стратегію, яка дозволить інформувати як працівників, так і клієнтів майбутніх змін.
Дуже важливо, що ви хочете, щоб ваші працівники безпосередньо брали участь у переїзді, оскільки вони, ймовірно, найбільше постраждали від переїзду.
Основні внутрішні повідомлення
Ключові повідомлення повинні включати терміни, упаковку, закриття офісу, новий макет офісу та детальну інформацію про нове місце.
- Хронологія : Обов’язково перелічіть усі ключові кроки кроку, щоб усі знали, що очікувати і коли.
- Інструкції з упаковки : Надайте працівникам інструкції, як упакувати свої офіси або кабінети для переїзду. Сюди слід включити, де взяти пакувальні матеріали, яку відповідальність за упаковку та терміни.
- Попереднє повідомлення про будь-яке закриття офісу : під час переїзду вам може знадобитися закрити офіс, щоб дозволити остаточне упакування та переміщення офісної техніки та меблів. Переконайтесь, що ваш персонал знає про ці дати, а також якщо і як буде тривати бізнес під час переїзду та як це вплине на їх графік роботи та навантаження.
- Новий офісний план : Персонал захоче дізнатись рано про те, як буде виглядати новий простір та як будуть створені офіси. Чи матимуть вони все ж свій простір чи тепер вони будуть знаходитись у кабіні або відкритому плані поверху? Не забудьте створити спосіб інформування персоналу про те, як може змінюватися їх робоча область.
- Нове місце розташування, паркування та варіанти поїздок : Надайте персоналу всю необхідну інформацію про нове місце, щоб вони могли підготувати транспортування до нового місця.
Способи донесення цілей до персоналу
Спосіб доставки повідомлення повинен визначатись типом повідомлення. Наприклад, часова шкала може бути легко доставлена через внутрішню мережу вашої компанії; враховуючи, що закриття офісів може бути найкраще представлено на нараді працівників, щоб забезпечити питання та відповіді на них.
- Інтранет : Для тих компаній чи організацій, які мають інтранет, це, як правило, найкраща платформа для більшості повідомлень. Це дозволяє легко оновлювати файли та інформацію, які можуть охопити всіх працівників.
- Особисті зустрічі : Незалежно від повідомлення, зустрічі персоналу - це гарне місце для розміщення оголошень та надання можливості персоналу повного обговорення. Ви також можете скористатися часом зустрічей, щоб переглянути спосіб передачі інформації, щоб персонал знав, що вони будуть інформуватися.
- Електронна пошта : Хоча електронна пошта є простою, це не завжди найкращий спосіб передачі інформації. Ви не хочете надсилати стільки електронних листів, що люди не можуть знайти інформацію, коли вона їм потрібна. Якщо ви користуєтеся електронною поштою, переконайтеся, що ви використовуєте її лише для того, щоб люди могли знати, де вони можуть отримати інформацію.
- Загальні папки : Якщо у вас немає інтрамережі, то створіть загальну папку на мережевому диску, до якої кожен може отримати доступ.
- Дошка оголошень : Ви можете використовувати фізичний простір для розміщення інформації. Люди можуть перевіряти це часто, а також це місце, де люди можуть збиратися та обговорювати свої проблеми.