Переміщення вашого бізнесу до нового офісного місця - це багатоетапний процес, який вимагає ретельного планування та декількох етапів підготовки. Як і у будь-якому великому проекті, найкраще розділити навантаження та призначити конкретні завдання різним працівникам. Початок процесу та підтримка відкритого та частого спілкування - це запорука успішного та менш напруженого руху.
Створення часової шкали
Створіть часову шкалу, яка включає всі основні етапи вашого кроку. Щоб переконатися, що графік здійсненний, обговоріть план з усіма членами команди, які беруть участь у переїзді. Будьте реалістичні щодо того, скільки часу вам знадобиться. Малому офісу може знадобитися принаймні три місяці для підготовки, тоді як середньому та великому офісу може знадобитися планування на шість-вісім місяців і більше. У будь-якому випадку, головне - почати якомога раніше.
Дизайн нового простору
Наступним кроком є збір усієї доступної інформації про новий простір. Спробуйте отримати креслення або план поверху, щоб ви могли визначити ключові компоненти, такі як електричні розетки та місця для зберігання, і почати розробку нового плану офісу. Також непогано скласти загальний план планування для вашого поточного простору, щоб ви могли порівняти два. Якщо в поточному офісі є сфери, які не працюють, визначте їх зараз, щоб уникнути тих самих проблем у вашому новому просторі.
Крім того, складіть список можливих проблем з новим простором, наприклад, менша зона прийому або менша ємність для зберігання або, можливо, більший відкритий простір, який потребує більше кабін або тимчасових стін. Можливо, буде потрібно найняти столярів, малярів, електриків, монтажників систем або інших фахівців, щоб будувати стіни, додавати електропроводку або робити косметичні зміни перед тим, як переїхати.
Створіть свою рухому команду
Для середніх та великих офісів призначте когось (або попросіть волонтерів) з кожного відділу чи підрозділу, щоб координувати їх конкретну область. Це може бути призначено керівнику відділу або керівнику відділу, який може гарантувати, що кожен працівник несе відповідальність за упаковку свого столу, файлів та особистих речей. Для менших офісів ви можете бути самостійно. Якщо так, визначте кілька ключових людей, які, можливо, зможуть допомогти в координації руху.
Ваша команда також може допомогти визначити поточні проблеми зі старим простором та знайти можливі рішення для нового офісу. Це прекрасний спосіб включити інші точки зору та досягти консенсусу в ході руху, особливо якщо деякі працівники не підтримують зміни.
Проводити регулярні зустрічі
У своєму графіку встановлюйте регулярні зустрічі, щоб обговорити хід та його хід з усіма працівниками. Важливо інформувати всіх і встигати вирішувати проблеми та коментарі працівників. Переміщення є стресовим для всіх, хто бере участь, і може бути більш напруженим, якщо рішення не надсилаються належним чином.
Визначте свій бюджет
Якщо для переїзду призначена конкретна сума бюджету, важливо визначити витрати, перш ніж найняти автомобілів, або навіть перед тим, як упакувати перший ящик.
Поставте завдання
Попросіть вашу команду, що рухається, створити перелік завдань, які необхідно виконати за тиждень до того, як ви переїдете, і переконайтеся, що критичні завдання додаються до часової шкали / розкладу. Поцікавтеся у кожного керівника відділу або керівника, що вимагається від їхньої області, що може включати спеціалістів, що надають послуги, такі як встановники телефонних ліній або фахівці комп'ютерної мережі. Також переконайтесь, що загальні зони накриті, наприклад, зона прийому, вестибюль та приміщення для зберігання.
Найміть мотори
Наймання працівників, що займаються наймом, є одним із найважливіших завдань для пересування бізнесу, і є компанії, що переїжджають, які спеціалізуються на переїздах в офіси. Як і будь-який хід домашніх господарств, важливо переконатися, що компанія є надійною і щоб ви отримали найкращу послугу за ціною. Проведіть дослідження, задайте правильні запитання та запросіть компанію до вашого офісу, щоб оцінити ваш крок.
Це завдання можна призначити одній особі або групі або декільком різним людям, кожен з яких зателефонував певним компаніям та порівнявши нотатки. У будь-якому випадку почніть рано, щоб переконатися, що ви отримаєте найкращу ціну та відповідність своїм потребам.
Складіть список контактів
Список контактів допомагає гарантувати, що всі, з ким ви працюєте, включаючи постачальників та клієнтів, знають, що ви рухаєтесь. Непогано призначити це завдання одній людині для нагляду, щоб запобігти попадання контактів через щілини. Повідомлення клієнтів та клієнтів вимагає конкретних повідомлень про ваше нове місцезнаходження та про те, як бізнес буде працювати під час переїзду. Така інформація є важливою для того, щоб ваші клієнти не переїжджали за вашими послугами в інше місце.