Ви працюєте в компанії, яка має часті зустрічі? Вам ніколи не цікаво, що ви повинні робити і що вважаєте правильною поведінкою на цих зборах? Чи боїтесь ви відвідувати зустрічі, бо боїтесь, що можете скористатись фальшивим пасом, який може поставити під загрозу ваше становище чи можливості для просування?
Як правило, менеджери, керівники команд або керівники корпорацій залишають за собою право ініціювати ділові зустрічі, коли вони відчувають потребу. Незалежно від того, чи це регулярно заплановані заходи чи призначені для певної мети, кожен, хто присутні, повинен дотримуватися відповідних правил ділового етикету.
Ведучий
Перед зустріччю важливо організувати все, щоб не витрачати ні на кого цінний час. Ви хочете, щоб це працювало максимально плавно і за графіком, але все ж залишайте час для запитань і зворотного зв'язку, якщо це можливо. Ключ - виявити повагу до всіх учасників.
Ось кілька рекомендованих рекомендацій:
- Майте письмовий порядок денний з логічною послідовністю та реалістичними часом. Якщо час і ресурси дозволяють, надсилайте копії всім, хто буде присутнім.
- Надішліть запрошення потенційним учасникам із якомога більше конкретних відомостей про зустріч, включаючи місцеположення, час початку, що потрібно принести та час закінчення.
- Почніть з доброзичливого привітання і дайте всім знати, коли добре ставити питання.
- Поставте воду на подіумі або перед кімнатою і пийте її між темами або коли хтось інший виступає.
- Вам не потрібно записувати свою промову дослівно, але у нотатках слід мати принаймні крапки від куль. Якщо цього не зробити, це може змусити вас переходити з однієї теми на іншу і втрачати інформацію про те, що вам потрібно сказати. Це може змусити вас витрачати час і залишити присутніх цікавитись питанням про зустріч.
- Будьте в курсі мови тіла своїх відвідувачів. Якщо ви бачите, що люди втрачають інтерес, зробіть паузу та перевірте себе, щоб переконатися, що ви не повторюєте інформацію чи витрачаєте занадто багато часу на те, що не актуально.
- Майте кілька анекдотів, щоб зацікавити зустріч. Однак уникайте розповідати невідповідні жарти, які мають навіть натяк на сексизм, расизм чи щось інше, що може образити інших.
- Ніколи не крадіть ідеї інших людей і не називайте їх своїми. Завжди даруйте інші заслуги за ідеї та успішні завдання.
- Хоча добре рухатися трохи, не крокуйте вперед і вперед по передній частині кімнати. Це змушує вас здаватися нервовими.
- Під час періоду запитання та відповідей залишайтеся тихими, доки людина, яка запитує, не завершиться, перш ніж відповісти. Якщо ви не розумієте питання, попросіть його повторити або далі пояснити запит.
- Якщо хтось здається розлюченим або ворожим, будьте спокійні і попросіть людину згодом обговорити це з вами.
- Завершіть зустріч рано, якщо це можливо. Краще, щоб він був коротшим, ніж втрачати увагу присутніх.
Учасники
Усі, кого викликають на засідання, повинні присутні, якщо обставини не дозволяють. Якщо ви знаєте про зустріч заздалегідь, подумайте про те, щоб додатково провести час з особистим доглядом, щоб проявити повагу до будь-яких керівників, які відвідують. Одягайтесь відповідно до рівня бізнесу.
Поради щодо способів зустрічі:
- Якщо вас попросять надіслати підтвердження, зробіть це, як тільки ви введете зустріч у своєму календарі.
- Показуйте вчасно. Добирайтеся туди на кілька хвилин раніше, якщо можливо.
- Перевірте свій мобільний телефон і переконайтесь, що він увімкнено або вимкнено. Ніколи не слід надсилати текстові повідомлення під час зустрічі, якщо ведучий не попросить вас про певну особу.
- Якщо подають закуски, то напій прийнятний. Однак, якщо всі інші не їдять, зачекайте, коли закінчиться зустріч, щоб перекусити.
- Якщо це зустріч на обід, піднесіть свою їжу до столу і їжте її якомога тихіше і не звертаючи уваги на себе.
- Не спілкуйтеся та не обмінюйтесь нотами з іншими учасниками. Це дуже руйнівно і може створити враження, що ви не сприймаєте свою роботу досить серйозно, щоб приділити пильну увагу тому, що йдеться.
- Якщо вас зателефонували, відповідайте якомога прямо. Коли ви не знаєте відповіді, вибачтесь і будьте чесними. Жодна відповідь не краща за неправильну.
- Після зустрічі подякуйте спікеру.
- Не затримуйтеся в залі засідань довше, ніж потрібно. Якщо ви побачитесь, ви будете простоювати, і ви не хочете, щоб начальник думав, що ви використовуєте зустріч, щоб зменшити свої обов'язки.
Зустрічі в ресторані
Іноді викликається зустріч на обід, і вона може проводитися в ресторані. Незважаючи на те, що це далеко від офісу, пам’ятайте, що ви все ще на роботі.
Додаткові поради щодо зустрічей у ресторані:
- Ніколи не забудьте свої манери столу.
- Поводьтеся з нестатками під час їжі з грацією та добрими манерами.
- Користуйтеся належним посудом. Якщо ви сумніваєтеся, яка вилка йде з кожним курсом, слідкуйте за особою, яка веде зустріч.
- Якщо ви в ресторані "шведський стіл", знайдіть належні способи допомогти собі.
- Дотримуйтесь належних рекомендацій щодо вживання в їжу пальчикових продуктів.